Fazer a gestão de uma empresa pode ser um grande desafio. Mesmo acompanhando o mercado, a evolução acontece de forma rápida e constante, e por esse motivo, o apoio de ferramentas de gestão é muito importante. Elas são essenciais para otimizar os processos e aumentar o desempenho do negócio, gerando resultados satisfatórios.

Existem ferramentas para todo tipo de análise, otimizando o tempo e aumentando o foco, o que facilita o processo de comunicação dentro da empresa. Hoje falaremos dos 5 Porquês, uma ferramenta fundamental na hora de identificar a causa raiz de um problema, que se utilizada da maneira certa, pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa.

5 Porquês, ou 5-Why como também é conhecido, é um método desenvolvido por Taiichi Ohno, criador do Sistema Toyota de Produção. Esta metodologia tem o objetivo identificar a verdadeira causa
raiz das anomalias, questionando o porquê de forma sistemática e recorrente até chegar na origem do problema. Com ele, conseguimos poupar os nossos recursos, tornando o processo mais simples e objetivo.

POR QUE UTILIZAR A METODOLOGIA DOS 5 PORQUÊS?

O surgimento de dificuldades de todos os tipos ou situações fora do previsto é muito comum no meio corporativo. Na maior parte das vezes, por conta da correria, acabamos optando por soluções rápidas, porém pouco eficientes, definidos ações sobre o efeito, ao invés de agir diretamente na verdadeira causa da anomalia.

A metodologia dos 5 porquês permite encontrar a causa raiz e agir definitivamente na origem do problema, tornando o processo mais simples e objetivo.

Leia mais:

• 9 dicas infalíveis para fazer um BRAINSTORMING eficiente
• Como criar um Diagrama de ISHIKAWA em 5 passos simples
• Princípio de PARETO: Tudo o que você precisa saber sobre o método 80/20

5 PORQUÊS NO QUATTRUS

No Quattrus, utilizamos esta metodologia ao elaborar um FCA (FATO-CAUSA-AÇÃO) de um resultado fora do previsto. Como já vimos anteriormente, FCA uma ferramenta que realiza uma análise de causas e propõe ações para eliminar as anormalidades dos processos.

COMO APLICAR A METODOLOGIA

A ferramenta possibilita explorar todas as causas potenciais da anomalia, utilizando um conjunto de etapas, onde:

• 1º porquê, temos um sintoma
• 2º porquê, temos uma desculpa
•  3º porquê, temos um culpado
• 4º porquê, temos uma causa
• 5º porquê, temos a causa raiz

A utilização do método consiste em 3 passos simples:

Determinar o que aconteceu, selecionando um problema.

Selecione um problema, e descreva-o. Dessa forma, além de formalizar a questão, você também ajudará a equipe a manter o foco no que importa.

Determinar o motivo do ocorrido

Questione-se o “por que” deste problema estar ocorrendo. Tenha em mente que suas respostas precisam ter fundamento. Repita o processo até chegar à causa raiz do problema. Isso pode demorar menos ou mais do que cinco “porquês”.

Identificar a ação de correção

Identifique a ação a ser tomada para reduzir a probabilidade de recorrência do problema.

VAMOS VER UM EXEMPLO

Digamos que as vendas de uma loja ficaram 35% abaixo do previsto do mês. Como utilizamos a metodologia dos 5 Porquês neste caso?

01 – Por que as vendas ficaram 35% abaixo do previsto? R: Porque a Regional Sul não atingiu a meta.

02 – Por que a Regional Sul não atingiu a meta? R: Porque não haviam produtos suficientes.

03 – Por que não haviam produtos suficientes? R: Porque os novos produtos não chegaram à loja.

04 – Por que os novos produtos não chegaram à loja? R: Porque  a transportadora atrasou a entrega.

05 – Por que a transportadora atrasou a entrega? R: Porque a rodovia estava em obras.

06 – Qual a solução (ação)? – Criar uma rota de contingência para todas as entregas previstas.

Como podemos ver, a metodologia dos 5 Porquês possibilita investigar os padrões de efeitos negativos e descobrir as ações específicas que contribuíram para o problema.

Também é importante entender que esta é uma ferramenta limitada. Dessa forma, fazer 5 perguntas não substitui uma análise mais profunda. Sendo assim, é ideal a participação da equipe, a fim de realizar o debate em torno das causas verdadeiras e propor ações corretivas quando necessário.