O 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz, que faz toda a diferença no gerenciamento de projetos e controle de processos, baseado em uma listagem de ações registradas com o máximo de clareza possível. 

Esta técnica é utilizada por grandes empresas como método de análise e ação para identificar o problema e propor soluções de forma estruturada e eficaz, porém, pode e deve ser usado por empresas que buscam o sucesso, independente do porte ou segmento.

PRINCIPAIS ELEMENTOS

A metodologia 5W2H é baseada em 7 perguntas fundamentais para a elaboração de um plano de ação, processo ou atividade. São elas:

POR QUE UTILIZAR O 5W2H

Existem inúmeras vantagens de se utilizar este método. Através dele é possível controlar tarefas, criar planos e estratégias de forma clara e objetiva, economizando tempo e acompanhando questões relevantes para a organização. Isto porque, durante o processo, fica muito clara a atribuição de cada colaborador dentro do projeto proposto.

• Otimização de processos: Abrange questões relevantes dos processos, permitindo ajustes quando necessário, agilizando o processo de forma eficaz.
• Auxilia no engajamento e mantém o alinhamento da equipe: Com as ações detalhadas de forma clara, os colaboradores entendem qual o seu papel e contribuição em cada processo, estimulando o engajamento e mantendo o alinhamento de todos com os objetivos da empresa.
• Facilidade na criação, análise e acompanhamento de planos de ação: Permite mapear todas as atividades para a execução dos planos, descrevendo todas as ações e responsabilidades de forma clara.

SOBRE A APLICAÇÃO DO MÉTODO

O método 5W2H pode ser aplicado em diferentes organizações, de pequeno a grande porte. Independentemente do porte ou do segmento da empresa, é fundamental possuir uma estratégia muito bem estruturada, para que as questões sejam respondidas de forma clara e objetiva.

Antes de responder, reflita como essas questões afetam a empresa e a equipe, e certifique-se de que as ações estejam agindo na causa direta do problema. É importante também identificar os riscos de efeito colateral nas ações se escolhidas e propor soluções para a anomalia. Você pode utilizar a técnica do Brainstorming neste processo.

Não existe um momento certo para se utilizar o método 5W2H. Ele pode ser utilizado sempre que necessário. Seja para preparar um investimento a longo prazo, elaborar um plano de ação ou manter um processo ou resultado sob controle.

COMO ELABORAR UM PLANO DE AÇÃO UTILIZANDO O MÉTODO 5W2H?

Plano de Ação é uma ferramenta chave,  baseada em um conjunto de atividades que busca atingir um objetivo. É ideal para sair de momentos de crise, quanto planejar, detalhar e acompanhar as atividades necessárias para alcançar metas. Esta ferramenta gerencial, que tem impacto direto nos resultados do negócio, teve sua origem no Japão, com base no Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action). Para elaborar um plano de ação a partir do 5W2H você precisa:

1. Definir claramente o objetivo que se quer alcançar;
2. Analisar as causas – Identificar quais as causas comuns dos últimos resultados observados;
3. Utilizar sempre que possível ferramentas de análise: espinha de peixe, estratificação (pareto, histograma), redesenho de processo, brainstorm, entre outros;
4. Priorizar as causas que têm maior impacto no resultado;
5. Propor contramedidas às causas priorizadas, isto é, O QUE posso fazer para anular ou minimizar tal impacto;
6. Priorizar as contra medidas que mais podem impactar no resultado e que estão dentro do meu campo de atuação ou influência.

Vamos ver um exemplo:

EXEMPLO: AUMENTAR 10% O FATURAMENTO

O 5W2H é uma ferramenta essencial por detalhar com clareza as ações propostas para alcançar metas e objetivos, e é por isso que nós temos a solução perfeita para o seu negócio. No Quattrus, a elaboração do plano de ação é baseada no 5W2H, permitindo que cada componente saiba exatamente qual a sua função, quando e onde deve executá-la e o que a organização espera em retorno.

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