Você já parou para pensar em todos os contratempos que ocorrem durante a execução de um projeto? Estouro orçamentário, escopo mal definido e comunicação ineficaz são alguns exemplos bem comuns.

O acompanhamento sistemático permite diminuir os impactos dessas dificuldades e identificar se as ações executadas nos planos estão funcionando ou não, possibilitando correções quando necessário.

Se você quer saber como fazer uma Gestão de Projetos eficiente, continue lendo este artigo.

CONCEITO DE GESTÃO DE PROJETOS

A Gestão de Projetos é, basicamente, o processo de planejar, executar e monitorar um projeto. É uma competência estratégica que envolve planejamento, organização e dedicação, e que permite acompanhar todos os passos do projeto através da aplicação de métodos e utilização de ferramentas que auxiliarão na execução de forma efetiva.

POR QUE FAZER A GESTÃO DE PROJETOS?

O gerenciamento de modo aleatório é realmente arriscado. Com um mercado volátil e cada vez mais competitivo, os projetos têm se tornado cada vez maiores e mais desafiadores. Portanto, planejamento e organização são fundamentais para garantir sucesso nos resultados.

Acompanhar todo o processo, de primeiro brainstorming aos resultados das ações executadas é essencial para identificar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Alguns dos benefícios deste acompanhamento são:

• Margem competitiva
• Orientar o controle de custos
• Controle dos processos
• Monitoramento da lucratividade
• Identificar e gerenciar riscos do projeto
• Agilidade na tomada de decisão
• Gestão ágil
• Aumento da produtividade
• Diminuir a margem de erros, minimizando os riscos
• Satisfação do cliente

Fases da gestão de projetos

Segundo o PMI (Instituto de Gestão de Projetos), o acompanhamento eficaz é dividido em  momentos estratégicos:

Iniciação

Esta primeira fase é o momento de entender o projeto. Aqui você realizará um estudo de viabilidade, validará com a sua equipe e poderá também realizar brainstormings que te ajudarão na próxima etapa.

Planejamento

Esta etapa é primordial para o sucesso do seu projeto. O planejamento servirá como um guia que irá nortear a equipe e suas ações. Nesta fase você estabelecerá as metas e os objetivos do projeto em andamento. Duas ferramentas muito utilizadas são o Método SMART e o CLEAR.

O método CLEAR é uma ferramenta eficaz que auxilia na definição de objetivos claros, avaliando alguns requisitos fundamentais. CLEAR é uma sigla para:

• Collaborative (Colaborativo) – Os objetivos são alcançados de forma colaborativa, eles devem instigar o time a trabalhar em equipe.
• Limited (Limitado) – Os objetivos e metas devem ter um escopo limitado e a definição de um tempo específico para a duração da execução.
• Emotional (Emocional) – As emoções fazem parte do nosso o dia a dia, em tudo o que fazemos. Os objetivos devem ter verdadeira  conexão com os envolvidos.
• Appreciable (Considerável) –  Fracione os objetivos em tarefas menores, dessa forma as ações poderão ser realizadas de forma mais rápida e efetiva.
• Refinable (Aprimorável) –  Defina suas metas e objetivos de forma clara, mas não deixe de ter flexibilidade. Quando necessário, revise e redefina o que for necessário.

É na fase de planejamento que você definirá o escopo do projeto, irá identificar os custos e recursos disponíveis, definir KPIs de acompanhamento, seu cronograma e fará a elaboração dos planos necessários.

Execução

A fase de execução é o momento de pôr a mão na massa. Aqui você irá alinhar e capacitar o seu time e executar as ações definidas nos planos criados na fase do planejamento.

Acompanhamento

Realizar um acompanhamento dos resultados é indispensável para o sucesso do projeto em andamento. Faça reuniões periódicas, analise os resultados e utilize indicadores de desempenho para realizar este controle.

Principais tipos de Indicadores de Projetos

Podemos dividir os Indicadores de Projetos em 4 categorias:

Indicadores Operacionais

São os indicadores acompanhados durante a execução do projeto. Estão diretamente ligados ao orçamento e cronograma definidos. Acompanhando estes indicadores de forma diária, o gestor tem como identificar se as ações estão correndo como o desejado, e realizar correções caso seja necessário.

Podemos citar como exemplos os indicadores de valor agregado, desvio de prazos, desvio de custos, desvio de esforços e índice de produtividade.

Indicadores de Desempenho 

São os indicadores responsáveis por garantir que os processos sigam de forma correta, assegurando que as metas estipuladas sejam cumpridas. Apresentam o resultado obtido entre o que foi definido e o que foi realizado em um determinado período.

Podemos citar como exemplo ROI (retorno sobre investimento), CPI (cost performance index), IDP (índice de desempenho de prazo) ou IDC (índice de desempenho de custo).

Indicadores de Efetividade

Estes indicadores estão ligados diretamente às metas definidas, portanto podem variar a cada projeto iniciado. Eles servem, basicamente, para acompanhar a produtividade e eficiência dos participantes da equipe, identificando se as ações estão sendo executadas de forma correta, resultando no atingimento das metas  estipuladas, medindo o alcance dos objetivos em um determinado período.

Podemos citar como exemplo um projeto em que você estipulou um aumento de 30% da carteira de clientes em 3 meses. A porcentagem de novos clientes seria um dos seus indicadores de efetividade.

 Indicadores de Impacto

Estes indicadores são responsáveis por medir os resultados gerados a longo prazo, identificando se o propósito do projeto foi alcançado. Sendo assim, sua medição é realizada em determinado período após a finalização do projeto.

Um exemplo seria um projeto que visa aumentar a satisfação dos clientes. Durante a execução do projeto ainda não é possível identificar este resultado. É necessário esperar um certo tempo até avaliar se os objetivos foram realmente alcançados.

Dentro desse contexto, ainda podemos avaliar indicadores qualitativos e quantitativos. Os qualitativos são os responsáveis por avaliar o nível de satisfação dos clientes, enquanto os quantitativos avaliam a quantidade de novos clientes.

DICA DE OURO: Sistematize sua gestão

Fazer a gestão de projetos é imprescindível para o sucesso, mas também é um desafio se for levar em conta o dia a dia corrido de líderes e gestores. Neste caso, o apoio de um software de gestão pode trazer inúmeros benefícios à gestão dos seus projetos.

O PAA, por exemplo, permite unir todas as dicas acima em um só lugar. Com ele você pode elaborar seus planos de ação, conectar as diretrizes do planejamento aos responsáveis, definir e acompanhar o cronograma, analisar os pontos fortes e fracos dos seus projetos com clareza e acompanhar o consolidado do desempenho de suas ações através dos indicadores de desempenho atrelados ao projeto.

Quer saber mais? Conheça agora o PAA e faça a gestão de projetos de sucesso.