Você já parou para pensar se suas reuniões são realmente produtivas? Sabemos que as reuniões de resultados são fundamentais para o monitoramento e acompanhamento do desempenho do negócio. Porém, perdem o sentido se não estiverem sendo realizadas de forma objetiva e bem aproveitadas.

Para isso, é importante fazer uma boa gestão de tempo. Assim você maximiza a produtividade e alcança os objetivos esperados para a reunião. Pensando nisso, listamos aqui 5 dicas de como fazer a gestão de tempo das suas reuniões. Acompanhe:

Elabore um cronograma prévio

É fundamental definir um cronograma anual de reuniões, para que, assim, todos possam organizar-se com antecedência, bloqueando suas agendas para garantir sua participação. A agenda do Quattrus te permite fazer estes agendamentos prévios, já convocando os envolvidos, tornando o processo mais prático e objetivo.

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Defina os objetivos da reunião

Planejamento e organização são fatores-chave para tornar uma Reunião de Resultados mais produtiva e otimizar o tempo de todos. Planejar os tópicos a serem tratados na reunião te ajudam a não esquecer assuntos importantes e ter mais facilidade no dimensionamento do tempo.

Uma dica que torna este processo mais fácil é fazer um checklist. Na Quattrus, costumamos levar em conta estes pontos para o planejamento:

• Enviar convocações através da agenda Quattrus;
• Organizar a infraestrutura (link de acesso, internet, câmeras, áudio…)
• Estabelecer e divulgar a pauta da reunião;
• Definir quem será o moderador da reunião;
• Resgatar a ata do último encontro.

Já nosso checklist de reunião consiste em:

• Promover uma abertura pelo líder da reunião;
• Apresentar a pauta programada;
• Conferir as ações pendentes da ata;
• Administrar os tempos de cada assunto;
• Estimular um ambiente criativo e colaborativo;
• Registrar na ata todas as combinações realizadasdu rante a reunião;
• Encerrar a reunião com uma avaliação focada namelhoria da mesma.

Tenha um modelo de condução definido

Ter um modelo de condução bem definido é essencial para a produtividade da reunião. O ideal é que ele seja bem estruturado e flexível.

• Bem estruturado: Ter um modelo de condução elaborado facilita muito a interpretação de todos, tornando a reunião organizada, uma vez que a equipe está alinhada com as informações, através da mesma metodologia estratégica. O Quattrus possui ferramentas de apoio que são essenciais para otimizar a sua apresentação. Os multigráficos são um exemplo. Eles permitem que você compare os dados dos itens de controle mais críticos. Outra sugestão é utilizar o FCA e Pareto para apresentar as análises de causas de anormalidades nos resultados.

• Flexível: por que é importante que, periodicamente, se entre com profundidade em alguns temas ou ferramentas, como o rastreamento de ações executadas, por exemplo.

Registre o que é importante

Registrar as decisões e pendências que foram definidas na reunião é fundamental, pois torna o processo mais organizado e facilita o acesso das informações para todos os participantes. Dessa forma, no próximo encontro é possível voltar aos assuntos pendentes e fazer o acompanhamento de forma objetiva, poupando um tempo precioso da reunião.

Use a tecnologia a seu favor

O Quattrus possui um recurso chamado Agenda de Reuniões que permite a você programar todas as reuniões de resultados e registrar as decisões e pendências que foram definidas na reunião, tornando o processo mais organizado e facilitando o acesso das informações para todos os participantes. Com a Agenda de Reuniões você:

• Define datas e participantes
• Registra a presença dos convocados
• Elabora a ata de reunião
• Cadastra e compartilha ações para os respectivos responsáveis

Se você ainda não utiliza o recurso de agenda, entre em contato com o nosso suporte e saiba mais.

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