Antes de mais nada é importante relembrarmos o que é um processo. Processos são uma sequência de ações executadas buscando um objetivo. Vamos usar como exemplo o desenvolvimento de um artigo. As etapas desta produção compreendem:

 

• Planejamento
• Definição de assunto
• Pesquisa
• Escrita
• Aprovação
• Configuração na plataforma
• Divulgação 
• Análise de resultados

 

Aqui você pode observar um conjunto de 8 ações que formam um processo de criação e publicação de artigos.

Já a gestão de processos é um conjunto de práticas e ações sistemáticas que tem o objetivo de buscar a melhoria e aperfeiçoamento contínuos da organização, identificando, padronizando e monitorando os processos do negócio.

 

 

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POR QUE FAZER A GESTÃO DE PROCESSOS

 

Agora que você já sabe o que são processos e o conceito da gestão de processos, vamos entender por que esta prática é tão importante para as organizações. 

 

Alinhamento de todos

 

Com os processos definidos de forma clara, fica mais fácil entender o papel de cada integrante do time, conhecer as particularidades do negócio, mantendo o alinhamento de todos com os objetivos estratégicos da organização.

 

Perenização dos resultados positivos

 

Quando padronizamos um processo é importante avaliar criticamente a sequência de etapas e desenhá-las para que garantam o atingimento do resultado esperado de forma mais prática, mais ágil e produtiva.

Desta forma, todas as pessoas que desempenham a mesma função executarão suas atividades de maneira igual, o que garante que todos obterão os mesmos resultados. Uma vez que os processos estejam bem mapeados para entregar o produto ou serviço de forma exemplar, e que todas as pessoas estejam capacitadas neste processo, independentemente de quem o execute, todos entregarão o mesmo nível de desempenho.

 

Gestão do tempo

 

Com os processos bem definidos é possível reduzir o tempo de execução das ações, aumentando a produtividade e os resultados da equipe.

 

Qualidade e competitividade dos produtos e serviços 

 

O acompanhamento dos processos também é essencial para garantir mais competitividade e qualidade aos produtos e serviços prestados.

Vamos usar um exemplo simples. Imagine o setor infantil de uma loja de departamentos. A equipe de vendas atende de forma aleatória,  com base no feeling de cada profissional,  ao invés de ter um padrão no processo de vendas. Digamos que as vendas desse setor tenham caído 10% no último mês. Sem um acompanhamento de cada etapa, como identificar em que ponto é necessário correções?

 

Redução de custos

Tendo os processos do negócio mapeados da forma certa, fica muito mais fácil identificar falhas ou gargalos que podem causar prejuízos para a empresa.

Usando ainda nosso exemplo da loja de departamentos. Vamos pensar na produção das roupas antes de chegarem às lojas. Digamos que estão sendo produzidas uma grande quantidade de peças tamanho 12, quando, na verdade, o maior número de vendas se dá no tamanho 6. Está ocorrendo um grande gasto de matéria prima sem necessidade.

Entendendo o processo é possível identificar desvios ou desperdícios, reduzindo os custos de produção, gerando mais lucro ao invés de prejuízo. 

 

5 DICAS PARA FAZER A GESTÃO DOS SEUS PROCESSOS

 

Agora que você já sabe o que são e por que fazer a gestão dos processos do seu negócio, vamos falar aqui de como fazer isso na prática. Separamos 5 dicas infalíveis para que você inicie a gestão dos processos da sua empresa de forma prática. Confira:

 

Planejamento

O primeiro passo é realizar o planejamento da gestão dos processos que você pretende acompanhar. É preciso identificar quais ações serão necessárias e, principalmente, qual o objetivo final dos processos que você deseja acompanhar.

 

Modelagem

Já nesta etapa começamos a identificar, detalhar, validar e documentar os processos existentes e analisar a necessidade de modificar ou criar novos para que o fluxo seja otimizado. Você pode acessar este artigo para saber mais sobre o mapeamento de processos.

 

Implantação

Aqui é o momento de pôr o processo para rodar, de testar o funcionamento na prática. Esta etapa é essencial para que as atividades descritas no mapeamento sejam testadas e validadas, identificando falhas ou gargalos que precisam ser corrigidos.

 

Monitoramento

Na fase de monitoramento, os processos são acompanhados através dos indicadores de desempenho definidos, monitorando os resultados alcançados e a forma como são executadas as atividades padronizadas.

A partir da análise do desempenho dos indicadores é possível identificar quais processos deverão ser avaliados na prática. Observar como cada uma das pessoas executa as atividades de um processo é fundamental para identificar oportunidades de reforço no treinamento sobre o padrão e melhorias que poderão ser incorporadas no processo de forma sistêmica.

Este acompanhamento é importante para saber se os objetivos estabelecidos estão, de fato, sendo atingidos. Aqui você pode acompanhar KPIs que indiquem qualidade, custos, produtividade, capacidade e eficiência, por exemplo.

 

Sistematize o acompanhamento

Uma dica excelente é utilizar a tecnologia ao seu favor. Existem softwares de monitoramento que podem te ajudar a evitar o desperdício de tempo ou erros de execução, por exemplo. Com um bom software, como o RPPA, você se concentra nos resultados prioritários, padroniza a monitoria de processos e aumenta a produtividade do seu time.

 

Conheça o RPPA

 

Mais do que um software, o RPPA é um método essencial para alinhar suas atividades rotineiras, preparando o seu time para executá-las da melhor forma possível, indo desde a alta administração até a função operacional. Aliado a uma gestão de indicadores eficiente, a padronização e monitoria dos processos garante mais produtividade e minimiza os erros, conduzindo o treinamento do seu time para o alto desempenho, capacitando pessoas e monitorando a execução de tarefas. Saiba mais: