Fazer uma boa gestão do tempo é a chave para economizar e otimizar seu tempo, atingindo objetivos. Afinal, todos temos as mesmas 24 horas no dia, 168 horas na semana e 525,600 minutos no ano. O segredo está em como utilizar este tempo a nosso favor.

Se você deseja ser mais produtivo e gerenciar melhor seu tempo, este artigo mostrará algumas dicas de como executar este processo de forma eficiente.

Leia mais:

• Entenda como acompanhar suas ações de forma simples
• 5 vantagens de utilizar o Quattrus para a gestão de indicadores

O que é Gerenciamento do Tempo e por que ele é importante

A gestão do tempo nada mais é do que o processo de planejar e exercer controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficácia, eficiência e/ou produtividade. Ou seja, é o ato de usar o tempo de forma mais eficaz, fazendo mais em menos tempo, tanto em aspectos profissionais quanto pessoais.  

Principais dicas para gerenciar seu tempo

Já sabemos que a gestão do tempo é o processo de planejar e exercer controle consciente sobre a quantidade de tempo investido em atividades específicas. Mas, como fazer um controle do tempo de forma eficaz?

Para uma gestão de qualidade é necessário foco e aplicação diária de tempo direcionado. Se você tentar fazer tudo ao mesmo tempo, acabará por não fazer nada.

Fica muito mais fácil focar no que é realmente importante e não apenas no urgente. Nem sempre ações urgentes são as que realmente impactam no resultado. Com uma boa organização do seu tempo fica muito mais fácil evitar o famoso “apaga incêndio”. Pensando nisso, listamos aqui 5 dicas essenciais para que você faça uma boa gestão do seu tempo:

Faça o planejamento do seu dia 

Independente da área de atuação, planejar é fundamental. Principalmente se o assunto for uma boa gestão de tempo. É importante identificar quais são as atividades importantes para  o dia, organizá-las em uma lista, planilha ou software da sua preferência, e executá-las por partes, cuidando para não inciar uma tarefa antes de concluir a anterior, e buscando manter o foco para que sejam concluídas dentro do prazo estipulado.

Use técnicas de produtividade

Uma técnica muito conhecida é a Pomodoro, um método de gerenciamento de tempo criado por Francesco Cirillo no final dos anos 80.  Ele usa um cronômetro para dividir seu trabalho em blocos de execução, geralmente com cerca de 25 minutos, separados por pequenos intervalos. Essa é uma técnica simples, que pode ser usada para melhorar a produtividade e reduzir o estresse.

Entenda a diferença entre o URGENTE e o IMPORTANTE

É fundamental entender que o urgente nem sempre é importante, e o importante nem sempre é urgente.  Sendo assim, saber avaliar as demandas de acordo com a urgência e a importância de cada uma faz toda a diferença. Para isso, é essencial que você tenha um momento diário para fazer este balanço e priorizar as ações necessárias. O que nos leva à dica número quatro:

Separe um tempo diário para a gestão

Quando há um bom planejamento elaborado e a dedicação de, pelo menos, duas horas diárias na avaliação e aplicação dessas atividades, a gestão flui com maior facilidade e evita as intercorrências e imprevistos, que acabam se tornando frequentes e rotineiros, na falta dessa organização. Acompanhando suas ações diariamente você:

• Otimiza a produtividade
• Aumenta a performance
• Prioriza e compartilha tarefas importantes
• Estabelece e cumpre prazos
• Melhora a comunicação e o clima organizacional

Por isso, é essencial ter foco e organização para, de fato, cumprir os prazos estabelecidos. Não esqueça que o resultado vem da prática. De nada adianta você definir uma ou duas horas de acompanhamentos diários e deixá-las apenas no papel. Defina e execute.

Compartilhe tarefas quando necessário

Priorizar e realizar tudo ao mesmo tempo tira o foco e diminui a produtividade e o desempenho. Por isso, é importante entender o que pode ser realizado por você, e o que pode ser executado pela equipe. Dessa forma você otimiza o tempo,  orienta o time e demonstra onde deve estar o foco, tanto em conjunto como individual. Ao compartilhar tarefas você aumenta a produtividade e a eficiência.

Como a tecnologia te ajuda nisso

Com uma boa solução de gestão, como o Quattrus, você torna a gestão do seu tempo mais eficaz, gerenciando todas as suas ações, controlando seus prazos e acompanhando os principais resultados da equipe através de um dashboard poderoso, promovendo transparência e alinhamento de todos com a estratégia do negócio. Clique aqui e conheça nossa solução para a gestão de indicadores.