O plano de ação é uma ferramenta chave tanto para sair de momentos de crise, quanto planejar, detalhar e acompanhar as atividades necessárias para o atingimentos das metas definidas. Por isso, tem impacto direto nos resultados do negócio.
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Plano de Ação no Quattrus
No Quattrus, o plano de ação tem como objetivo detalhar todas as etapas do plano, através do 5W2H, uma ferramenta baseada em uma listagem de atividades específicas que precisam ser respondidas e desenvolvidas com o máximo de clareza possível.
Esta técnica é utilizada por grandes players do mercado, como um método de análise, com o objetivo de levantar soluções para anomalias dos processos. Porém, pode ser usado também para estruturar ações que auxiliem na estratégia e no alcance dos objetivos da organização.
Pode e deve ser usado por todas as empresas, independente do porte ou segmento.
Quando realizar o Plano de Ação
Esta ferramenta é geralmente utilizada:
- Quando a meta está vermelha, ou seja, os resultados propostos não estão sendo atingidos;
- Se prevemos que a meta irá avermelhar;
- Caso haja a necessidade de implantar uma oportunidade de melhoria.
O Plano de Ação permite realizar um detalhamento no acompanhamento da execução das ações previstas para atingir o objetivo proposto, e normalmente, é elaborado em forma de tabela, onde devem ser estabelecidas as principais etapas do planejamento.
Etapas do Plano de Ação no Quattrus
Basicamente, você deve responder às seguintes questões:
- Prioridade – Registre a prioridade da ação, ordenando pelas ações de maior impacto no resultado;
- O que: Defina “o que” será feito para melhorar o resultado. Por exemplo: Implantar/ Contratar/ Alterar/ Instalar/ Realizar, etc;
- Por que: Justifique a ação. Descreva o motivo da implantação da ação e o quanto esta ação influenciará no resultado;
- Como /Onde: – Detalhe as medidas que serão tomadas e as ferramentas e/ou técnicas que serão utilizadas para realizar a ação;
- Concluído: Marque se a ação foi executada;
- Quando: – Registre o período que a ação estará em vigor. Esta data deve ser incluída após a conclusão e sempre deve ser agendada a verificação da eficácia para confirmar se a ação alcançou o resultado esperado;
- Quem: – Os responsáveis por cada ação. Não esqueça de combinar quando alguma das ações forem delegadas para terceiros. Isso evita mal entendidos e atrasos no cumprimento das tarefas;
- De: Defina a data de início da ação;
- Até: Data esperada para a conclusão da ação. É importante ter um prazo limite, mas procure definir datas realistas de acordo com o esforço que você pode colocar na execução das tarefas;
- Valor: Quanto custará a ação? Defina os recursos financeiros que precisarão ser alocados para realizar a ação.
5 erros mais cometidos na elaboração do Plano de Ação
Agora que você já sabe como preencher corretamente o Plano de Ação no Quattrus, vamos ver quais são os erros mais comuns cometidos durante o planejamento:
- Fixar uma meta inalcançável – Se as pessoas envolvidas não acreditarem que o objetivo é viável, não haverá engajamento e comprometimento. O que torna o plano apenas mais uma burocracia;
- Ignorar o tempo de execução – É importante lembrar que os envolvidos precisarão de tempo para implantar o que foi proposto e, para isso, terão de abrir espaço na agenda (normalmente já cheia) para poder dar conta das tarefas adicionais. Cabe à liderança priorizar as atividades;
- Alterar prioridades com frequência – Nada pior para um plano de ação, do que a mudança constante nas prioridades. Então, antes de iniciar, defina seus objetivos e o que é realmente importante;
- Definir um prazo curto para o plano – Ao elaborar um plano é preferível estabelecer prazos mais longos (quando necessário) mas que possam ser efetivamente cumpridos pela equipe, do que ficar reprogramando as ações. Portanto, defina datas realistas de acordo com o esforço que você pode colocar na execução das tarefas;
- Não acompanhar o plano – Estabeleça um cronograma mensal de acompanhamento. A melhor maneira de fazer a avaliação dos resultados obtidos é realizando as reuniões de resultados. Este será o momento de analisar o desempenho e revisar o plano, se necessário.
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